05865-200426 リモートワークの押印はスキャンした画像をペイストすればOK
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平成にやっておくべきだったことがようやく動き出しそう。
この日本で業務のデジタル化が遅々として進まなかった要因の一つが押印。それがあるからみなさん書類を一旦ブリントし、押印し、封筒で送付という無駄を犯してる。プリントして押印し、またスキャンしてメイルで送る会社もあるらしい。いやはや。
紙の無駄、印刷機の無駄、控えを取るコピーの無駄、封筒の無駄、郵送料の無駄、運搬の無駄、時間の無駄、開封の手間の無駄、検索できない無駄、保管空間と賃料の無駄……。
shio.iconの場合、1990年代以来、自分の各種印影はスキャンしてある。押印を要する書類にその画像をペイストして、サイズ調整し、Macの標準機能でPDFファイル化。それをメイルで送付したり、クラウドに置いてリンクを送付したり、昔は印刷して提出したり。過去20年数、それで何の問題も生じませんでした。現在も問題ありません。
そもそも誰も気づかない。90年代から2010年ころまでは、紙で配布されている書式書類にフォント文字で綺麗に書き込んで押印した書類をプリントして提出すると、「これ、どうやって作ったんですか？」と驚かれたものです。なんのことはない、紙の書式をスキャンして、適当なアプリ（egword Universal 2やPagesなど）で文字をレイアウトしただけ。 現在でもPDFで配布された書式をMac標準の「プレビュー」アプリで開いて文字を書き込んでいます。WordやExcelで配布された書式もまずPDFにしてから書き込みます。その方が綺麗に仕上がるから。フォント文字で書き込むこともあるし、iPad Proに開いてApple Pencilで手書きすることもあります。手書き前提の書式なので、手書きして提出する。先方は手書きをお好みなでしょうから、「原本」であるファイルを提出。
そして必要なら印影画像をペイスト。
簡単。それをPDFにして送付すればOK。「シャチハタ禁止」は見かけるけれど「スキャン禁止」にはお目にかかったことないから無問題でしょう（ちなみに「シャチハタ禁止」に関しては、mujiで買った同じ仕組みのハンコ使ってます。登録商標であるシャチハタの製品さえ使わなきゃいいわけだからね）。
2020年にもなって押印のためだけに出社する必要が生じるような業務慣行が残存するのは狂気の沙汰。というかこの期に及んでは、もはやハンコは凶器です。人間がコストをかけ、リスクを冒して出社する理由が押印、っていう現実は明らかに間違っています。
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幸い、成蹊大学の業務は一切、押印不要。
2000年4月に成蹊大学に着任した直後、教務部のカウンターで書類にサインして研究室に戻ったら、5分後に職員が息を切らして走って来て、「先生、ハンコ押してください」というので反抗したりせずハンコ押した。すぐに専務理事に面会のアポを取り、当時の「商法中署名スヘキ場合ニ関スル法律」を参考のために示してご理解いただき、署名した場合は押印不要とする通達を学園全体に出していただきました。以後20年、本学ではサインのみでOK。押印不要です。
だから、書類はすべてオンラインで提出できる。テレワークでも押印や書類作成のために出勤する必要は生じない。サインが必要な書類もiPadで自筆すればOK。
他大学などで押印を要する書類の提出を求められる機会もあります。その場合は、スキャンしてある印影をペイストし、PDFを送付。それを拒否された経験は過去20年以上、一度もありません。
印影をペイストして使う場合、印影をスキャンしたら、アルファチャンネルを抜いておくのがポイント。朱肉の付いている部分以外を「白」ではなく「透明」にするのです。そうすると下線や印マーク（㊞）、そして自分の記名やサインが透過するから、「手書き+押印」と区別つかないので違和感ゼロ。印影なんて所詮その程度のものであるということが20年数来の「実務」経験から明らかです。
アルファチャンネルを抜くにはいろいろな方法がありますが、Mac標準の「プレビュー」アプリで「インスタントアルファ」機能を使えば瞬殺です。
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稟議書に印影が7個くらい並ぶ書類、無粋。いまだに紙頼み。
メイル1通送るのに、紙にプリントして、5人の裁可を得る必要がある省庁が今でも現存します。5人分の機会費用を費消しています。結局メイルは面倒なので、メイルで送らず電話で済ます。だから記録が残らない。そういう税金の無駄遣い、撤廃していただきたい。今や、ビジネスコミュニケイションの主軸はチャットの時代です。
いま、印をやめ、紙をやめる好機。
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